Metodología Scrum: ¿qué es y cuáles son sus fases?

Inicialmente la metodología Scrum se planteó para el desarrollo ágil de software, pero con el tiempo se ha expandido a otras industrias. El modelo como tal fue definido e identificado por Ikujiro Nonaka y Takeuchi a principios de los 80, después de analizar cómo las principales empresas de manufactura tecnológica (Fuji-Xerox, Canon, Honda, Epson, etc) compuestas por equipos altamente productivos, desarrollaban sus nuevos productos.  

Así pudieron comparar la nueva forma de trabajo en equipo con el avance en formación de melé (Scrum en inglés) de los jugadores de Rugby, de allí que su nombre quedar con el término “Scrum”. 

A pesar de originarse en empresas de productos tecnológicos, es aplicable a cualquiera trabajo en equipo que requiera rapidez y flexibilidad, además, de ser apropiada para proyectos con requisitos inestables, lo cual es común en el desarrollo de software y en la actualidad, incluso en el marketing.  

¿Qué es la metodología Scrum? 

La metodología Scrum es un marco de trabajo colaborativo entre equipos que manejan proyectos complejos, donde se les anima para que aprendan a través de las experiencias, a que se auto-organicen mientras se trabaja en un determinado problema y reflexionar acerca de sus victorias y derrotas para la mejora continua. Por ende, se puede definir como un método de trabajo ágil que contribuye a realizar la entrega de valor en periodos de tiempo cortos, obteniendo el mejor resultado posible. 

Entre las características de esta metodología tiene que se planifica de forma prioritaria hacer entregas parciales y regulares del producto final, de acuerdo al beneficio que éstas aportan al receptor del proyecto. Por ello algunos ejemplos para los que se aplican dicha metodología son: 

  • Resolver situaciones donde no se entrega al cliente lo que necesita. 
  • Cuando las entregas se alargan demasiado. 
  • Si se disparan los costes. 
  • Cuando la calidad del producto no es aceptable. 
  • Si es necesario que el equipo tenga mejor capacidad de reacción ante la competencia. 
  • En equipos donde la moral es baja pero la rotación alta. 
  • Si necesitan identificar y solucionar ineficiencias sistemáticamente. 
  • Si quieren trabajar mediante un proceso especializado para el desarrollo de un producto. 

Mayormente es aplicado por los equipos de desarrollo web y de software, pero puede ser usado por todo tipo de equipos de trabajo. Se describe como conjunto de reuniones, herramientas y funciones que trabajan de forma coordinada para ayudar a los equipos a mejorar la estructura y gestión de su trabajo. Para lograr su objetivo se basa en tres pilares; transparencia, inspección y adaptación: 

  • Transparencia: todos los participantes del proyecto tienen conocimiento de que, y como ocurre, lo cual permite un entendimiento común del proyecto y una visión global.  
  • Inspección: de manera frecuente se inspecciona el progreso para así detectar posibles problemas, no a forma de examen diario sino para velar por que el trabajo fluya y que el equipo funcione de manera auto-organizada. 
  • Adaptación: si algo debe cambiar, el equipo se ajusta para conseguir el objetivo del sprint, es esto lo que se llama factor clave para conseguir el éxito en los proyectos complejos, donde los requisitos son cambiantes y poco definidos. Por ello, es fundamental la adaptación, innovación, complejidad y flexibilidad. 

Estos pilares de la metodología Scrum a su vez van enmarcados dentro de las metodologías agile, que abarcan aspectos como:  

  • Flexibilidad en cuanto a la adopción de cambios y nuevos requisitos a lo largo de un proyecto complejo. 
  • Factor humano. 
  • Colaboración-interacción con el cliente. 
  • Desarrollo interactivo como forma segura de buenos resultados. 

Al terminar de aplicar la metodología el cliente junto a su equipo comercial podrá colocar un producto en el mercado de forma rápida, eficaz y así empezar a obtener ventas. 

scrum

Fases de la metodología Scrum 

El desarrollo iterativo aplicando la metodología Scrum se lleva a cabo en ciclos temporales cortos y de duración fija divididos en 5 fases, el límite máximo de feedback de producto real y reflexión de todas las iteraciones es de 4 semanas o un mes, y en cada una se debe obtener un resultado completo, un incremento de producto final que sea capaz de ser entregado con el mínimo esfuerzo al momento que el cliente lo solicite: 

Sprint

Es el corazón de dicha metodología, corresponde al periodo de tiempo en el cual se lleva a cabo el trabajo en sí, contiene todas las demás fases del Scrum y todos los sucesos que se den en una iteración que permitan entregar valor. 

Tiene como duración mínima dos semanas y máximo un mes, los tiempos se determinan basado en cuál es el nivel de comunicación que desea mantener el cliente con el equipo, no obstante, los sprints largos pueden no ser favorables pues se puede perder el feedback con el cliente y de esa forma peligra el proyecto. 

Sprint planning

Corresponde a una reunión de todo el equipo Scrum, donde se definen de forma priorizada las tareas que se van a abordar y el objetivo del sprint, en base a lo indicado por el Project Owner en cuanto al valor que éstos le aportan respecto a su coste.  

Ésta primera reunión puede llegar a tener una duración de 8 horas para un sprint de un mes, y se plantean las siguientes preguntas: ¿qué se hará en el sprint?, de esa forma pueden elegir las tareas del Product Backlog, y ¿cómo se va a hacer?, así establecen las tareas requeridas para completar cada ítem elegido del Product Backlog

Todo esto lo estipulan de forma que sea realista alcanzar el objetivo, en consecuencia, seleccionan los requisitos más prioritarios que predicen se podrán completar en la interación, de forma que puedan entregarlos si el cliente lo solicita. 

Luego se planifican repartiéndose las tareas ya estipuladas, los miembros del equipo se auto asignan tareas, se auto organizan de forma tal que puedan compartir conocimientos, creando equipos más resilientes, o para resolver objetivos en conjunto, sobre todo los complejos. 

Definiendo lo que se tiene que hacer, el equipo tendrá un objetivo en mente y se comprometen con la entrega de valor que se le hará al cliente al finalizar dicho sprint, consiguiendo el sprint goal, que forma parte de los resultados que se obtienen al final de esta reunión, el otro es denominado y Sprint Backlog

Daily meeting

Reunión diaria de sincronización dentro del sprint, con una duración de 5 a 15 minutos, donde debe participar obligatoriamente el equipo de desarrollo y el Scrum Master, y de forma opcional el Project Owner, se plantean tres preguntas: ¿qué hice ayer?, ¿qué hare hoy? Y ¿tengo algún impedimento que necesito que me solucionen? 

Es la reunión más oportuna para inspeccionar el trabajo y adaptarse en caso de que haya cambios de tareas dentro del sprint. Se lleva a cabo frente a un tablero físico o pizarra (Scrum Taskboard), para visualizar mejor la dependencia entre tareas, el progreso hacia el objetivo de la iteración y los obstáculos que pueden impedir llegar al objetivo. 

Y el Scrum Master se encarga de que el equipo se mantenga enfocado en los objetivos, eliminando los obstáculos que no puede resolver y lo protege de interrupciones externas. Debe hacerse siempre a la misma hora y el mismo lugar, preferiblemente de pie para recordar que debe ser breve, hacerla independientemente de si falta alguien del equipo, y si es necesario ampliar un tema en específico se hará después de la reunión para no extenderla. 

Sprint review

Esta reunión se realiza al final de cada sprint para la revisión del valor que se va a entregar al cliente, dura cuatro horas en el caso de los sprint de un mes, y es la única a la que puede asistir el cliente, aquí el Project Owner presenta lo desarrollado y el equipo de desarrollo muestra su funcionamiento

Posteriormente el cliente valida los cambios realizados y brinda feedback acerca de las nuevas tareas, planteadas objetivamente, que el Project Owner tendrá que añadir al Product Backlog

Sprint retrospective

Es el último evento del sprint, dura tres horas en sprint de un mes, y aquí el equipo evalúa la implementación de la metodología Scrum en el último sprint, cuáles son los problemas que podrían impedirles progresar adecuadamente, siendo una oportunidad para que el equipo Scrum se auto-inspeccione y propongan mejoras para el próximo sprint.  

Al final, obtienen una lista de mejoras que deben aplicar al siguiente día, ya que, finalizando la retrospectiva, inmediatamente comienza un nuevo sprint con todas sus fases

Roles principales del Scrum 

En la metodología Scrum los equipos son auto organizados y multifuncionales, de forma que mantengan el foco de entregar el valor y ofrecer resultados de calidad que permitan cumplir los objetivos, de esa forma cada integrante es responsable de tareas específicas y debe terminarlas en los tiempos acordados. Existen tres roles principales en el Scrum: 

Project Owner

Corresponde al propietario del producto, se encarga de maximizar el valor del trabajo del equipo de desarrollo, de la mano de una buena gestión del Product Backlog. Este es el único rol con un perfil que le permite la comunicación constante con el cliente, por lo cual puede tener muchos conocimientos sobre el negocio.  

Además, está centrado en entender los requisitos empresariales de los clientes y del mercado. Un Project Owner eficaz, crea y gestiona el Backlog del producto, se asocia con el negocio y el equipo estrechamente, asegurándose de que entiendan los elementos del trabajo en el Backlog del producto. 

Además, aportan instrucciones claras acerca de las funcionalidades que se deben entregar y deciden cuando lanzar el producto con predisposición hacia una entrega más frecuente. Un equipo Scrum solo puede tener un Project Owner, éste puede a su vez formar parte del equipo de desarrollo. 

Scrum Master

Es el experto en Scrum, se encarga de que las técnicas Scrum sean entendidas y aplicadas en la organización, que sean correctamente adoptada en todos los equipos, este líder elimina cualquier obstáculo o inconvenientes que pueda tener el equipo Scrum dentro del sprint, y aplica las mejores técnicas para fortalecer el equipo de marketing digital

Un Scrum Master eficaz conoce bien el trabajo que realiza el equipo y puede ayudarlos a optimizar la transparencia y flujo de entrega, concibe los recursos necesarios para organizar los plazos de los sprints, y las demás fases que lo componen, como las reuniones rápidas, la revisión de sprints y la retrospectiva de sprints. 

Development Team Member

En español corresponde al equipo de desarrollo, conformado por evaluadores, diseñadores, especialistas en experiencia de usuario, ingenieros de operaciones y evidentemente desarrolladores, ellos se encargan de realizar las tareas que de acuerdo al Project Owner son las de mayor prioridad y de formarse entre sí para evitar que alguno sea un cuello de botella en la entrega del trabajo. 

El equipo es multifuncional y auto organizado, además, son los únicos que pueden estimar las tareas del Product Backlog sin dejarse influenciar por nadie. No tienen subequipos ni especialistas, de esa forma pueden transmitir la responsabilidad compartida si por algún motivo no se llegan a realizar todas las tareas de un sprint. 

Adicionalmente, son los que más conocen las prácticas de desarrollo sostenible, este equipo de acuerdo a Jeff Bezos, director ejecutivo de Amazon, debe ser lo suficientemente pequeño como para compartir dos pizzas. 

Herramientas para la metodología Scrum 

Para poder cumplir con sus metas el Scrum se vale de varias herramientas o documentos, definidas para maximizar la transparencia dentro del equipo, que dicho de otra forma significa que todos tengan una misma visión de lo que ocurre en el proyecto, las principales herramientas son: 

Product backlog

Corresponde a un listado principal de tareas, dinámico, que engloba todo un proyecto, cualquier cosa que se deba hacer debe estar en dicha lista, con los tiempos estimados por el equipo de desarrollo. La organización de éste Product backlog va totalmente a cargo del Project Owner, quien se mantiene constantemente en comunicación con el cliente para asegurarse de que se establezcan correctamente las prioridades. 

Esta lista se mantiene en constante revisión y actualización previendo si surgen cambios en el mercado o se obtiene más información para el proyecto. Además, es posible que algunos elementos cambien, que dejen de ser relevantes o que los problemas puedan ser resueltos de otras formas. 

Las tareas que se encuentran más arriba en la lista serán las de mayor prioridad, de ella el equipo de desarrollo se encarga de elegir tareas en el sprint planning para entonces generar el sprint backlog y el sprint goal

Sprint backlog

Se refiere al grupo de tareas del Product backlog, lista de elementos, historias de usuario o correcciones de errores, elegidas por el equipo de desarrollo en el sprint planning en conjunto con el plan para poder desarrollarlas. Debe ser conocido por todo el equipo para asegurar que el foco este en el grupo de tareas, no puede cambiar durante todo el sprint, solo se permite cambiar el plan para poder desarrollarlas. 

Incremento

También es llamado el objetivo del sprint, se refiere al producto final utilizable de un sprint, se suele presentar durante la demostración de fin de sprint, donde se muestra lo que se ha completado en ese tiempo. Mayormente se usan los términos definición del equipo de “finalizado”, hito, objetivo de sprint o incluso una versión completa o epic lanzado, pero no siempre son términos adecuados para todos los equipos. 

Ventajas y desventajas del método Scrum 

Conociendo el funcionamiento de esta metodología podemos señalar en la siguiente tabla las ventajas y desventajas con las que cuenta: 

Ventajas Desventajas 
– Fácil de aprender, marco de trabajo sencillo. Los hitos y herramientas son claros, tienen un objetivo, por ello el método se relaciona con la forma diaria de trabajar. 
– El producto puede empezar a usarse rápidamente por el cliente. 
– La entrega de valor es frecuente, por ende, se agiliza el proceso. 
– El cliente visualiza frecuentemente el proyecto, en consecuencia, hay menor probabilidad de sorpresas o imprevistos. 
– Su enfoque semiprescriptivo ayuda a eliminar ambigüedades en el proceso de desarrollo, y ofrece suficiente espacio para que las empresas introduzcan su toque personal. 
– Ideal para proyectos difíciles, debido a la organización de tareas complejas en historias de usuarios manejables. 
– La demarcación clara de funciones y los eventos planificados aseguran la transparencia y propiedad colectiva en todo el ciclo de desarrollo. 
– Difícil de implementar, requiere una predisposición y un cambio de cultura en la organización, que debe ser desde los altos mandos hasta los clientes. 
– Resulta complicado encontrar personas capaces de hacer todo el trabajo en equipo, por ende, la necesidad de tener equipos multidisciplinarios puede ser un problema. 
– Puede existir tendencia del equipo a tomar el camino más corto para conseguir el objetivo de un sprint, y éste no siempre ofrece resultados de calidad. 

Como ves el Scrum es bastante interesante para proyectos en los cuales el objetivo es la entrega de valor continua al cliente para que pueda empezar a ver resultados lo antes posible.  

Además, la metodología permite agilizar procesos, practicar la transparencia y motivar al equipo de trabajo a través de la autonomía e independencia, el éxito de esta metodología en el desarrollo de productos complejos en distintos sectores y mercados, lo convierte en un marco de trabajo convincente para aplicarlo en tu empresa, pues los beneficios a largo plazo superan con creces la curva de aprendizaje inicial. 


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